Una fiscalización de SUNAFIL suele empezar con un pedido simple: el registro de control de asistencia de sus colaboradores. Si ese registro vive en cuadernos o tarjetas sueltas, RR.HH. queda expuesto a multas y a errores y costos en la nómina.
Según datos internos de Gesttiona, 6 de cada 10 empresas (60%) aún gestionan el tiempo laboral de forma manual. Esta guía explica qué exige la ley peruana y cómo digitalizar ese registro con datos trazables y válidos ante una inspección.
El registro de asistencia captura la jornada real de cada colaborador: entradas, salidas, tardanzas y ausencias. Esa información es la base de una planilla exacta y del cálculo correcto de horas extra.
Cuando el registro falla, los errores de nómina terminan erosionando el margen de cada proyecto. Un dato mal transcrito paga horas que nadie trabajó o deja sin pagar horas reales. Así, un trámite administrativo se vuelve un control financiero.
Para RR.HH., ese control es también una defensa. Cuando SUNAFIL pide el registro de una fecha, la respuesta debe estar lista en minutos, no reconstruirse a mano.
Digitalizar este proceso resuelve los problemas que un flujo manual arrastra en cada cierre de planilla. La diferencia se nota en la precisión del dato y en las horas que recupera el equipo.
Un proceso manual acumula riesgo mes a mes. Cada planilla cerrada con datos incompletos deja un hueco que una inspección puede encontrar. Digitalizar cierra ese hueco desde el origen del dato.
El cálculo automático elimina los errores de transcripción que aparecen al pasar marcaciones a mano. Cada hora trabajada y cada hora extra se procesa según las reglas del contrato, sin planillas paralelas.
El cierre que antes tomaba días se resuelve en horas. El equipo de nómina deja de perseguir tarjetas y firmas, y usa ese tiempo en revisar excepciones.
Los datos dejan de estar dispersos en hojas de cálculo. RR.HH. entra a tableros con horas trabajadas y ausencias por área, y decide con información al día. Ese historial alimenta indicadores de ausentismo por sede y por período.
El Decreto Supremo N°004-2006-TR establece que todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada debe tener un registro permanente de control de asistencia. Puede revisar el texto de la norma en la documentación oficial del Estado. La obligación aplica sin importar el tamaño de la empresa ni el sector.
Un registro permanente significa que cada marcación queda guardada, ordenada por fecha y disponible para consulta. Un cuaderno que se traspapela no cumple ese estándar.
Un registro digital tiene la misma validez que uno físico. El Informe N°096-2021-MTPE, del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, reconoce la validez del registro digital geolocalizado, siempre que asegure la trazabilidad y la identidad de quien marca.
En la práctica, esto habilita la marcación desde el celular en cualquier frente de trabajo. El dato viaja con su ubicación y su hora exacta.
SUNAFIL es la entidad que fiscaliza este cumplimiento en el país. Ante una inspección, la empresa que no exhibe un registro permanente enfrenta multas que escalan según la gravedad de la falta. Un software de control de asistencia de Gesttiona mantiene ese registro trazable y listo para el día de la fiscalización.
Gesttiona reúne el registro de asistencia en una plataforma que se conecta con la planilla que RR.HH. ya usa. Estas son las funciones que sostienen el día a día del área.
Gesttiona ofrece varios medios de marcación para operaciones distintas:
Tótem con DNI y foto para sedes con alto flujo de personal.
Web y escritorio para staff administrativo o teletrabajo.
Móvil con georreferencia y GPS para validar el lugar de marcación.
QR para puntos de control rápidos.
La marcación también funciona en modo offline. Es la pieza clave para obra, minería, agroindustria y campo, donde la señal no llega y el registro no puede detenerse. Constructoras con cuadrillas en obra y mineras con rotaciones largas usan el mismo registro central, sin importar la conectividad.
La plataforma centraliza la gestión de permisos y vacaciones en un solo flujo, con aprobaciones y saldos actualizados. Los descansos compensatorios, como la gestión de día sustitutorio, quedan registrados y se reflejan en la planilla sin cálculos manuales.
Un tablero muestra quién marcó y quién falta en cada sede al momento. El supervisor detecta una cuadrilla incompleta antes de que golpee la planilla del mes. Esa visibilidad evita sorpresas el día del cierre.
Los reportes se generan solos, con horas trabajadas y ausencias por período. Alimentan el cálculo de horas extraordinarias según los topes legales vigentes, y se exportan a la planilla. Cada reporte queda con fecha y responsable, lo que facilita responder un requerimiento de la autoridad.
Poner en marcha el sistema toma pocos pasos cuando el orden es el correcto. La meta es un registro que resista una fiscalización desde el primer mes de uso. El equipo lo adopta rápido cuando entiende qué gana en cada cierre.
Antes de elegir una herramienta, mapee cómo marca cada frente de trabajo. No es igual una sede administrativa que una cuadrilla en obra sin señal.
Elija una plataforma que cubra sus medios de marcación y las reglas laborales peruanas. Verifique que soporte el modo offline si opera en campo o minería. Pida una prueba con sus propios turnos antes de decidir.
Capacite a los responsables de cada sede en el registro y en la aprobación de excepciones. La adopción del personal define el resultado del sistema.
Conecte la asistencia con la planilla actual. Gesttiona se integra con SAP SuccessFactors, Buk, Talana, S10 y Soluflex, lo que evita reprocesos y la doble digitación que abre la puerta a errores.
Es el registro de la jornada de cada colaborador: hora de entrada, hora de salida y las ausencias del período. En Perú se lleva con un registro permanente, hoy casi siempre digital, que la empresa debe exhibir ante SUNAFIL. Ese registro se alimenta desde un tótem, la web o el celular del trabajador.
Existen formas manuales, como cuadernos y tarjetas de cartón, y formas digitales. Entre las digitales están la marcación por tótem con DNI y foto, la web, el móvil con GPS y el código QR. Las digitales dejan un rastro trazable y geolocalizado, difícil de adulterar.
El mejor sistema es el que se adapta a cómo trabaja realmente su empresa y resiste una fiscalización. Para operaciones en obra o en campo sin señal, la opción segura suma modo offline y geolocalización. La clave es un registro permanente y válido ante SUNAFIL.
Digitalizar el registro de asistencia es hoy una condición para operar sin riesgo de multas y con planillas exactas. Un registro trazable y válido ante SUNAFIL protege a RR.HH. en cada fiscalización.
La inversión se paga sola el primer mes que evita un reproceso de nómina. ¿Cuánto le cuesta a su empresa cerrar la planilla a mano cada mes?
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