Una auditoría de la UGPP suele empezar con un pedido simple: el soporte de las horas trabajadas y los recargos pagados a los colaboradores. Si ese registro vive en cuadernos o tarjetas sueltas, el área de talento humano queda expuesta a glosas y a errores en la nómina.
Según datos internos de Gesttiona, 6 de cada 10 empresas aún gestionan el tiempo laboral de forma manual. Esta guía explica cómo digitalizar ese registro con datos trazables y válidos ante una auditoría en Colombia.
El registro de asistencia captura la jornada real de cada colaborador: entradas, salidas, tardanzas y ausencias. Esa información es la base de una nómina exacta y del cálculo correcto de horas extra y recargos nocturnos o dominicales.
Con la Ley 2101 de 2021, la jornada semanal máxima se está reduciendo de forma gradual hasta 42 horas. Cada ajuste de jornada exige recalcular topes y recargos, algo que un registro manual difícilmente sigue sin errores.
El cálculo automático elimina los errores de transcripción que aparecen al pasar marcaciones a mano. Cada hora trabajada y cada recargo se procesa según las reglas del contrato.
El cierre de nómina que antes tomaba días se resuelve en horas.
Los datos dejan de estar dispersos en hojas de cálculo. El área de talento humano entra a tableros con horas trabajadas y ausencias por sede, y decide con información al día.
El Código Sustantivo del Trabajo obliga a que el empleador pueda sustentar las horas trabajadas de cada colaborador, base del pago de salario, recargos y horas extra. La UGPP es la entidad que audita que la nómina y los aportes parafiscales se liquiden conforme a esas horas realmente trabajadas.
Un registro digital con geolocalización y sello de tiempo es la evidencia que la UGPP y el Ministerio del Trabajo esperan encontrar en una auditoría: un historial completo, ordenado por fecha, que nadie pudo modificar después.
Gesttiona ofrece varios medios de marcación: tótem con cédula y foto para sedes con alto flujo de personal, web para staff administrativo o teletrabajo, móvil con GPS para personal en campo y QR para puntos de control rápidos. La marcación también funciona en modo offline, clave para operaciones sin cobertura constante.
La plataforma centraliza la gestión de permisos y vacaciones en un solo flujo, con aprobaciones y saldos actualizados conforme al Código Sustantivo del Trabajo.
Un tablero muestra quién marcó y quién falta en cada sede al momento, antes de que golpee la nómina del mes.
Los reportes se generan solos, con horas trabajadas, recargos y ausencias por período, listos para exportar ante un requerimiento de la UGPP o del Ministerio del Trabajo.
Mapea cómo marca cada frente de trabajo antes de elegir una herramienta.
Elige una plataforma que cubra tus medios de marcación y soporte modo offline si operas en campo.
Capacita a los responsables de cada sede en el registro y en la aprobación de excepciones.
Conecta la asistencia con tu sistema de nómina actual para evitar la doble digitación que abre la puerta a errores.
No hay una ley que exija un formato específico, pero el empleador debe poder demostrar las horas trabajadas ante una auditoría de la UGPP o una inspección del Ministerio del Trabajo. Un registro digital y trazable es la forma más segura de cumplir con esa carga de la prueba.
Es la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales, encargada de auditar que la nómina y los aportes parafiscales se calculen sobre las horas realmente trabajadas por cada colaborador.
Sí. El modo offline registra las marcaciones sin señal y sincroniza los datos apenas se recupera la conexión.
Digitalizar el registro de asistencia es hoy una condición para operar sin riesgo de glosas y con nóminas exactas en Colombia. Un registro trazable protege al área de talento humano en cada auditoría.
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